Особенности делового этикета предусматривают особые способы общения посредством корреспонденции, а именно – составление деловых писем для самых разных целей. Представляя ту или иную организацию, сотрудники или руководители общаются посредством business correspondence, договариваясь о сотрудничестве, высылая официальное приглашение, делая определенное заключение касательно того или иного вопроса и пр. Одними из популярных типов деловой переписки являются письмо запрос на английском языке, а также письмо просьба образец составления которых может быть разным, исходя из назначения запроса. Поэтому важно обратить подробное внимание на то, как написать письмо запрос в соответствии с общепринятыми правилами, а также на то, как написать письмо просьбу согласно деловому этикету.
Основные характеристики и отличия двух типов писем
Сама суть обоих видов деловых писем, рассматриваемых в статье, становится понятна из их названия: обращение с просьбой подразумевает прошение о помощи с какой-то конкретной целью. Запрос имеет несколько другое назначение и не имеет под собой контекста прошения, а является вполне прямым обращением с целью оказания определенной услуги.
Сходство этих двух видов деловых писем заключается в том, что они оба заключаются по определенным образцам с применением схожих бланков и шаблонов. Однако различия у них также имеются, и в них важно ориентироваться.
Характеристики письма-просьбы
Образец письма-просьбы подразумевает обращение за конкретной помощью и никогда не пишется в приказном тоне. Его суть – тактично обратиться к директору какого-либо структурного подразделения или ко всей организации в целом с целью попросить об оказании услуги. Для того чтобы понять, как правильно написать письмо-просьбу, следует ознакомиться со списком вариантов корреспонденции такого типа:
· Просьба о встрече с определенным человеком или группой;
· Просьба о пересылке определенного товара;
· Просьба, нацеленная на отсрочку платежа;
· Просьба о направлении конкретных людей для оказания помощи;
· Частое явление – request letter о повторной отправке факса;
· Просьба об услуге любого другого характера.
Для того чтобы составить просьбу в соответствии с правилами делового этикета, можно обратить внимание на ряд шаблонов – ключевых фраз, которые часто используются как основа составления request letter. При написании такого документа, как письмо просьба образец вводной фразы может быть следующим:
· I should be grateful if you send us… – Я был бы признателен, если бы вы прислали нам…
· It would be helpful if you could send us… – Это бы очень помогло, если бы вы могли прислать нам…
· Do you think you could find time to… – Буду благодарен, если вы найдете время…
· I’m writing to ask you for a favor… – Обращаясь к Вам с просьбой об одном одолжении…
· Could you possibly write and tell me what your plans for… – Не могли бы вы сообщить мне, каковы Ваши планы на…
Образцы и примеры составления подобных просьб могут быть самыми разными, все зависит от типа letter of request. Вот шаблон подобного документа:
Характеристики письма-запроса
Основная суть inquiry letter, или письма-запроса – обращение к человеку или организации с целью получения определенной информации или услуги. Люди, которые обращаются в такого типа письмах, безусловно, вежливы, однако в их словах нет прошения, поскольку основная суть – запрос исходя из заранее определенной договоренности или в связи с обращением старшего к младшему по должности. Составление такого документа в некотором роде напоминает просьбу, однако, образцы документов о предоставлении определенных услуг менее учтивы и более конкретны в формулировках.
Для того чтобы составить письмо запрос о предоставлении информации образец особых клише можно использовать, изучив следующий список возможных шаблонов:
· We suggest that you send us your price lists… – Просим Вас выслать Ваши прейскуранты…
· We would like you to advise us of discounts and delivery time… – Просим сообщить о скидках и сроках поставок…
· Could you give us some information about… – Не могли бы вы предоставить нам информацию о…
· We are especially interested in… – Мы особенно заинтересовались…
· Please, send us examples of… – Пожалуйста, вышлите нам образцы…
· We would like to represent your products… – Мы хотели бы представлять вашу продукцию…
Специальный enquiry letter example можно подобрать как для обращения, так и для ответа. Письмо ответ на запрос о предоставлении информации также может содержать в себе некоторые шаблонные фразы. Для ответа можно использовать следующие конструкции на английском языке с переводом:
· Kindly note that … – Пожалуйста, обратите внимание, что…
· We have been informed that… – Нам сообщили, что…
· I regret to inform you… – К сожалению, вынужден сообщить Вам…
· We confirm that… – Мы подтверждаем, что…
· We wish to draw your attention to… – Мы бы хотели обратить Ваше внимание на…
· We draw your attention to the fact… – Мы обращаем Ваше внимание на тот факт…
Разновидности писем-запросов
Важно отметить и то, что существует несколько вариантов inquiry letters, и для каждого из них можно подобрать образец. Так, встречаются следующие типы:
· Запрос информации, когда человек просит об услуге о содействии в решении вопроса и хочет, чтобы руководитель или другое ответственное лицо выслали соответствующие данные. Вот пример такого документа:
· Запрос цен является еще одним типом inquiry letter. Образец такого документа может быть следующим:
· письмо запрос коммерческого предложения, которое подразумевает обращение с целью взаимовыгодного сотрудничества, например, заключить договор о поставках, продаже и рекламе какого-нибудь товара. Вот как может выглядеть такое письмо:
Подводя итог
Все эти разновидности писем-просьб и документов-запросов весьма распространены в деловом языке, а шаблоны часто используются для ускорения написания, меняется лишь основополагающая информация. Если человек будет хорошо ориентироваться в разновидностях таких letters, его собеседник сможет получать текст с точными и детальными формулировками, полностью соответствующими конкретной теме по типу и назначению. Если эти правила соблюдаться не будут, велика вероятность, что собеседник откажется от сотрудничества или общения, удостоверившись в неграмотности отправителя. Поэтому следование определенным правилом является важным аспектом деловой переписки и должно соблюдаться вне зависимости от важности диалога и должности отправителя или получателя.
Загрузка...
