Несмотря на популяризацию различных виртуальных способов связи, многие люди довольно часто сталкиваются с необходимостью составления документов на бумаге. Особенно актуальным это становится в том случае, когда ведется деловая переписка на английском языке, где не принято пользоваться разговорной лексикой и использовать просторечные выражения. Кроме того, деловое письмо на английском языке требует подготовки не только с точки зрения владения соответствующей лексикой, но и правил составления. Так, практически любой образец делового письма подразумевает особое оформление, и некоторые фразы являются своего рода шаблонами, используемыми в такого типа языке. Поэтому важно ознакомиться с базовыми правилами деловой переписки на английском языке, так как практически каждый рано или поздно может столкнуться с необходимостью написать соответствующее письмо.
Основные принципы делового письма
Деловые письма на английском пишутся в самых разных случаях, но суть у них приблизительно одна: донести до второй стороны тот или иной вопрос в официальной манере, поскольку обе стороны, как правило, незнакомы или малознакомы друг другу. Кроме того, formal letter подчеркивает уважительное отношение к собеседнику и отмечает серьезный подход к определенному вопросу.
Применяется такой вид переписки в самых разных целях, и его виды напрямую влияют на стиль делового письма. Так, бывают letters для подачи резюме и поиска работы, в качестве жалобы касательно неудовлетворения определенным сервисом, для запроса конкретной услуги или отказа от нее, с целью выразить благодарность и пр. С точки зрения формата также можно выделить электронные и бумажные образцы formal letters. Далее речь пойдет о стандартной повседневной бумажной переписке, осуществляемой между несколькими лицами и передающей вполне естественные сведения, касающиеся, например, каких-либо рабочих моментов.
Правила оформления делового письма при бумажной переписке
Структура делового письма на английском языке является весьма четкой, что и объясняет необходимость детального исследования этой области языка. Фиксированность формата является типичной чертой formal letters как в русском, так и в английском языке. Именно поэтому стоит изучить соответствующий шаблон для того, чтобы не ошибиться с оформлением и не ударить в грязь лицом перед собеседником.
При составлении подобного документа стоит учитывать, что следующие пункты обязательно должны быть упомянуты вверху справа:
- Имя отправителя;
- Должность;
- Название организации;
- Точный адрес
Все эти сведения подразумевают начало делового письма; они располагаются друг под другом без какой-либо пунктуации, что также типично для подобной переписки. Далее слева с соблюдением отступа в пределах трех строк обозначается: дата написания, а чуть ниже слева полное имя получателя, название компании и адрес.
При этом обращение на английском в деловом письме обязательно подразумевает вежливую форму наподобие «Mr.», «Mrs.» и пр.
Общие правила составления
Одна из главных особенностей business correspondence – использование всевозможных клише и шаблонов, зная которые, можно без труда написать любое обращение и при этом не выглядеть невеждой в глазах собеседника.
Перед тем, как начать деловое письмо на английском, важно убедиться, что оба адреса написаны верно. Далее должно идти приветствие, которое, как уже упоминалось, обычно начинается со слов «мистер», «миссис» и пр. Далее следует цель письма, где описывается конкретный запрос, предложение и т. д.
Как правило, примеры начала подобных писем могут быть следующими:
Dear Mr. …, Dear Sir, …, Dear Sales Manager, … и пр.
Также ниже представлены особенные шаблонные конструкции с переводом, которые довольно часто используются в business correspondence:
- This letter is to confirm … – Это письмо является подтверждением того, что …
- With reference to your letter of … – Относительно Вашего письма от …
- We acknowledge receipt of your letter … – Мы подтверждаем получение Вашего письма …
- Please be informed … – Доводим до Вашего сведения …
Практически любой пример делового письма имеет типовое окончание, где принято подводить итог вышесказанному и поблагодарить за внимание, высказывая при этом уважение к собеседнику. Закончить текст с уважением на английском можно разными способами. Так, в деловой переписке на английском языке kind regards означает «с уважением».
Дополнительные популярные варианты того, как закончить текст с уважением:
- Sincerely yours,
- Yours faithfuly,
- Fairly yours
что примерно означает одного и то же – «С уважением».
За проявлением вежливости в самом конце обычно идет подпись, а также особая пометка о вложениях, которая будет заканчивать весь текст (в том случае, если соответствующие материалы имеются). Начинаться такая конструкция будет с сокращения Enc., что означает enclosure – «приложение».
Основные типы деловых писем
Перед тем, как писать деловое письмо, следует ознакомиться со списком возможных вариантов такой корреспонденции. При переводе с английского на русский суть таких писем меняться не будет. Так, встречаются следующие виды business correspondence:
- Просьба, запрос;
- Предложение;
- Подтверждение;
- Рекомендательное письмо;
- Напоминание;
- Приглашение;
- Жалоба;
- Реклама;
- Извинение;
- Благодарность и пр.
Ориентируясь во всех видах деловой корреспонденции, можно добиться понимания со стороны собеседника и при этом не выглядеть как человек, который не способен грамотно построить деловое письмо на английском. Использование соответствующих шаблонов позволяет существенно сократить время на написание, а правильное оформление поможет проявить себя как ответственного и образованного собеседника. Несоблюдение формата, напротив, отрицательно скажется на репутации отправителя, кроме того, может вызвать некоторые проблемы с доставкой.