Напомнить тому или иному человеку о каком-либо обещании или обязательстве не является дурным тоном, когда это сделано в официальной деловой переписке. Для этих целей существует письмо-напоминание на английском языке, призванное уведомить вторую сторону о необходимости выполнения какого-либо вида работы или услуги. Для того чтобы лучше ориентироваться в особенностях такой business корреспонденции, стоит обратиться внимание на некоторые типовые примеры таких документов, изучить возможные клише для написания таких писем, а также прочитать образец письма напоминания.
Основные характеристики письма-напоминания
В основе названия reminder letter лежит английский глагол remind, перевод на русский у которого – «напоминать». Отсюда и появилась тенденция называть такого рода документы reminders.
Основная суть этого письма – любезно сообщить человеку или даже целой организации об обязательстве, которое должно быть выполнено. Безусловно, никакие грубые фразы не должны фигурировать в тексте. Напротив, это скорее kind reminder, где автор вежливо и в деловой форме обращаться к получателю, не используя разговорную лексику и жаргонизмы. В этом и заключается главное отличие деловой корреспонденции от обычной, когда переписка ведется официальным и строгим языком (исключение составляют, пожалуй, лишь поздравления и благодарности).
Типов писем-напоминаний на английском языке может быть несколько, и все они находят свое применение на практике:
- напоминание кредитору о задолженности с целью возврата денег. Довольно часто такое письмо с текстом о текущем долге отправляется банковскими служащими или другими общественными организациями, которые часто используют официальный бланк и другие атрибуты государственной корреспонденции;
- напоминание об оплате определенных услуг, например, доставки товара или какой-либо покупки в интернет-магазине;
- продавец или поставщик может напомнить о себе клиенту, часто заказывающему товар определенного наименования. В этом случае автор письма проявляет учтивость и, например, уведомляет покупателя о товаре, который может его заинтересовать.
Конструкции для писем-напоминаний
Напомнить о той или иной услуге помогают различные шаблоны – фразы, с помощью которых может существенно быстрее написать соответствующее письмо, так как они используются очень часто и, по сути, формируют так называемый каркас подобного документа. К ним относятся:
· May we remind you that… – Можем ли мы вам напомнить, что…
· At the same time, we would like to remind you that… – В то же время, мы бы хотели вам напомнить, что…
· We are taking the opportunity to remind you that… – Пользуясь случаем, напоминаем вам, что…
· You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…
· We hasten to inform you that… – Спешим уведомить вас, что…
Образцы reminder letter
На примере письма напоминания можно увидеть, как реализуются такие ситуации на английском языке.
1) О выплате долга по кредиту:
Dear Mrs. …,
We hasten to inform you that in accordance with the contract under the number …, your payments on the loan taken on the … end on the …. . It means that the last payment is to be made before this date.
Thank you for your attention to this issue, we are looking look forward to a pleasant cooperation.
Faithfully yours,
Signature
2) Напоминание о выплате по контракту:
3) Финальное напоминание о выплате задолженности
Такие документы лучше всего составлять в соответствии с упомянутой структурой для того, чтобы у получателя не возникло серьезных претензий касательно слишком явных обвинений в той или иной ситуации. Правильное составление писем-напоминаний позволит исключить любые просрочки по выплатам и поможет наладить контакт между двумя сторонами.
Загрузка...
