Для того чтобы оправдаться за ту или иную оплошность, принято извиняться, причем извинения в письменном виде не менее популярны, чем в устном. Так, письмо извинение на английском языке представляет собой текст, целью которого обычно является просьба о прощении за то или неудобство, доставленное по ошибке, из-за невнимательности и по другим причинам. У глагола apologize перевод «извиняться», и apology letter (так называется текст извинения на английском языке) может быть неформальным, когда переписка происходит между хорошо знакомыми друг другу людьми. Также такой тип письма бывает и официальным, часто отправляемым на соответствующем бланке и подпадающим под формат деловой корреспонденции. Именно о втором варианте оправдания далее и пойдет речь.
Основные характеристики письма-извинения
Принести извинения в письменной форме – это нормы делового общения, которые типичны для современных реалий бизнеса. Когда поставщик или производитель обращается к клиенту с целью извиниться, он соблюдает определенные нормы оформления и использует довольно типичные речевые конструкции, которые, тем не менее, помогают представить виновную сторону в выгодном свете.
Предлог для извинений может быть разным:
- за задержку поставки партии товара;
- за сложности в процессе доставки или отгрузки;
- за нарушение заказчиком условий договора; сюда относится не только опоздание с транспортировкой, но и недостаточно качественный товар или услуга.
Чтобы разобраться с тем, как написать письмо с извинениями, необходимо помнить, что по оформлению такая корреспонденция не будет существенно отличаться от документации другого типа. Так, деловое письмо такого типа предусматривает, что в нем указано название организации, должность отправителя, причины и объяснения сложившейся проблемы (иногда предлагается компенсация), а также благодарность за понимание и выражение надежды на дальнейшее сотрудничество вопреки текущей проблеме.
Полезные фразы и выражения
Как уже упоминалось, существуют особые шаблоны для составления писем-извинений, и по-английски они звучат следующим образом:
· I am writing to offer my apologies for… – Мы пишем, чтобы выразить свои извинения за…
· We apologize for the inconvenience… – Приносим свои извинения за доставленные неудобства…
· We apologize for the mistake we have made and… – Мы извиняемся за ошибку, которую допустили, и…
· Thank you for your understanding… – Благодарим за понимание…
· We hope that you will accept our apologies… – Мы надеемся, что вы примите наши извинения…
Образец Apology letter
Для того чтобы привести пример использования одной из нескольких таких конструкций, можно обратить внимание на следующий образец письма-извинения:
Dear Mr…,
We are sorry to report this, but the goods you ordered from us in the warehouse a week ago cannot be delivered as soon as possible because of some problems with customs clearance. We apologize for the inconvenience and propose you to pay attention to a similar product that is in stock in your city. We are sorry once again, we hope that this discrepancy will not affect our further cooperation with you. Regarding changing the order, you can contact our customer service specialist.
Yours sincerely,
Signature
Такое письмо-извинение будет достаточно вежливым, и получатель сможет увидеть, что поставщик на самом деле сожалеет о сложившейся ситуации и предлагает реальный способ решения. Следование подобным правилам написания и оформления поможет избежать конфликтов с клиентами и вместе с тем проявить себя как ответственного исполнителя, даже в случае непредвиденной ситуации своевременно информирующего заказчика о неудобствах.
Загрузка...
